Assistant de direction - (h/f) Guinée
Reference AE4226
Type de poste Plein temps
Statut de l´offre Recrutement en cours
Depuis le 2017/03/06
Location Guinée
Information société SOS GUINEE
Description

Fondée en 1949, en Autriche, SOS Villages d’Enfants International est une Organisation Non Gouvernementale de développement social qui œuvre dans plus de 132 pays à travers le monde afin de satisfaire les besoins des enfants orphelins et vulnérables tout en protégeant leurs intérêts et droits. SOS Villages d’Enfants est implantée en République de Guinée depuis 1985 et dépend administrativement du Bureau International Région Afrique de l’Ouest et du Centre basé à Dakar.

Mission

Sous la supervision du Directeur National Guinée, l’Assistant (e) de Direction aura les fonctions et responsabilités suivantes:
Assurer les services de Secrétariat du Bureau National de Coordination de SOS Villages d’Enfants Guinée et fournir une assistance administrative au Directeur National (DN);
Prendre des rendez-vous et tenir à jour l’emploi du temps du DN (gestion du calendrier outlook), recevoir des visiteurs de rang élevé, faire des appels téléphoniques, filtrer les appels reçus, et répondre avec discernement aux demandes d’information;
Préparer des correspondances adressées aux partenaires ou aux structures concernées en s’assurant que les pièces jointes et références sont au complet et correctes;
Gérer/suivre le courrier «arrivée» et «départ», incluant la mise en place d’un système  d’enregistrement et de classement;
Vérification du contenu des parapheurs de correspondances à la signature (présentation du courrier selon les normes de SOS Villages d’Enfants Guinée, pièces jointes, etc.) et retour pour envoi aux autres membres de l'équipe;
Rédiger des drafts de correspondances en anglais et en français sur la base des instructions reçues et en connaissance du travail;
Organiser les déplacements de son supérieur et assurer la liaison avec d’autres services;
Gérer les questions protocolaires;
Préparation de documents de haute qualité pour les rendez-vous, les réunions et missions du DN Gestion efficace et discrète de l'organisation des réunions de l’Equipe Nationale de Management (avis de réunion, ordre de jour et résumé des actions à prendre pour un suivi efficace; et  rédaction des procès-verbaux);
Suivi des dossiers et rappel des engagements du personnel ciblé, des dates butoirs des actions et recommandations des réunions. Classement des dossiers en assurant la confidentialité des documents;
Tenir une liste actualisée des noms, adresses et numéros de téléphone des partenaires de SOS Villages d’Enfants Guinée.
Coordonner les services pour les hôtes du Bureau National (organisation du transport, hébergement des hôtes, repas etc.);
Effectuer toute autre tâche connexe de même nature et en relation directe avec cet emploi.

Qualifications et compétences requises:
Etre de nationalité guinéenne
Licence en Sciences Administratives, Gestion ou discipline similaire
Au moins 3 ans d’expériences dans un poste similaire
Maîtrise du Pack Office
Avoir une très grande capacité de communication écrite et orale en français et en Anglais,
Sens de l’organisation, de la rigueur et de la gestion du temps
Excellentes aptitudes dans la gestion des relations interpersonnelles, la gestion organisationnelle,
être proactif(ve),
Avoir une grande disponibilité pour le personnel et les partenaires.
Bonnes capacités rédactionnelles.
Grande capacité à gérer la confidentialité,

Comment postuler Postuler en ligne !
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae en format word et lettre de motivation en précisant la Ref: AE4226

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